O que é uma ordem de compra e por que é importante?
A ordem de compra (OC) é importante para a gestão eficaz de empresas de qualquer porte e segmento. Esse documento vai te proporcionar um controle de tudo o que entra e sai do seu negócio, te ajudando a fugir da desorganização.
Neste artigo, queremos te mostrar o que é a OC, como você pode utilizá-la e de que forma ela pode ajudar no seu dia a dia. Vamos lá?
O que é uma ordem de compra?
A OC pode ser conhecida por outros nomes, o mais comum é o pedido de compra. Ela pode ser definida como o documento enviado do comprador para o fornecedor oficializando a negociação de compra de produtos, o que torna o processo de prestação de contas mais eficiente.
É possível destacar três funções principais da ordem de compra. A primeira é o controle de estoque, pois no caso de negócios que necessitam de insumos ou mercadorias para revenda, a OC auxilia na quantidade de material que deve ser comprada e quando isso deve ser feito.
A segunda função é sobre o controle financeiro, porque se as transações de compra ou venda são feitas por meio da ordem de compra, ninguém poderá gastar o dinheiro da empresa sem passar por esse processo.
A última função é voltada ao fornecedor, já que a ordem de compra também funciona como um sinal de que aquele produto ou insumo já pode ser fornecido e que o comprador se comprometeu a pagar por ele.
Não pense que a OC é um contrato, é apenas um simples documento que vai proporcionar mais segurança ao processo comercial entre comprador e fornecedor.
Como a ordem de compra funciona?
Já conseguimos entender um pouco mais sobre a ordem de compra e sua importância, não é? Esse documento traz uma série de dados que facilitam a conclusão de uma compra ou venda. Vamos ver quais são?
Dependendo da empresa, essas informações podem mudar, mas em geral, a OC informa:
– Dados do comprador;
– Dados do fornecedor;
– Data da compra/venda;
– Código da OC;
– Detalhamento do produto, insumo ou serviço negociado;
– Valor da venda;
– Condições e forma de pagamento;
– Informações sobre entrega.
Ter esses dados em mãos no dia a dia torna o processo de compras muito mais rápido. Agora, continue lendo para entender como implantar a OC no seu negócio.
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De que forma é possível implantar a ordem de compra na sua empresa?
Para te ajudar, nós separamos um passo a passo para que você possa implementar esse processo no seu negócio.
Determine uma política de compras
Para ter um processo de geração de ordens de compra eficiente, é necessário estabelecer alguns padrões na empresa. Esse é um bom início para criar um processo organizado e eficaz!
Sendo assim, converse com seus colaboradores sobre a importância do procedimento, sobre como os fornecedores devem ser definidos, quais tipos de compras vão precisar da OC, como os preços e condições devem ser negociados e como os conflitos com fornecedores devem ser resolvidos.
Atribua papéis e responsabilidades
Depois da primeira etapa, chegou o momento de formar a equipe responsável pelo processo. Normalmente, as funções são separadas em:
– Gestor: responsável por coordenar a equipe;
– Aprovador: é quem autoriza a transação comercial;
– Financeiro: o time financeiro deve ter acesso às negociações para poder controlar as finanças da empresa;
– Membro: o colaborador responsável por criar as ordens de compra.
3- Escolha os dados que serão registrados na OC
Existem inúmeros modelos de ordens de compra, mas como cada negócio tem suas particularidades, talvez seja necessário criar um modelo próprio. Se você utiliza um sistema de gestão, é provável que já tenha vários templates à sua disposição, então é só escolher um modelo para iniciar.
4- Escolha um ERP para a sua empresa
Gerar uma ordem de compra é um processo bem simples, mas isso se torna ainda mais fácil com um sistema ERP, pois ele irá automatizar todo o processo e facilitar sua gestão.
O ERP WebMais, por exemplo, evita erros e retrabalho no momento de gerar suas OCs, além de ser integrado com o setor de estoque e financeiro, melhorando a comunicação entre as áreas.
Além disso, o ERP WebMais utiliza tecnologia web, permitindo o acesso ao sistema fora do ambiente corporativo, algo tão importante no momento em que o trabalho remoto está cada vez mais frequente.
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