Como fazer uma gestão de compras eficiente
Ter um processo de gestão de compras eficiente faz toda a diferença para reduzir gastos com aquisições desnecessárias. Quando uma empresa possui um bom controle de estoque e realiza suas compras de forma programada, é possível otimizar os recursos e aumentar seus lucros.
Isso porque comprar de forma eficiente permite que você disponibilize ao setor comercial os produtos com mais agilidade e a preços adequados, possibilitando que as vendas ocorram de modo a trazer resultados positivos à organização.
Se você é o gestor de compras da sua empresa e deseja aperfeiçoar as atividades do seu departamento, deve ter em mente que a gestão de compras e suprimentos precisa ser feita de maneira efetiva.
O que é gestão de compras?
Por muito tempo o setor de compras foi considerado como dispensável dentro das empresas, porém hoje entende-se que a gestão de compras é uma ferramenta estratégica que promove, principalmente, a redução dos custos para o negócio.
Estes resultados podem ser alcançados por meio do gerenciamento de cotações, solicitações, inspeções de qualidade, recebimento de mercadorias e SLAs de atendimento. Com este conjunto de ações, é possível gerar um diferencial competitivo, pois permite adquirir recursos a preços acessíveis, fortalecendo o processo de venda e revenda.
5 pilares da gestão de compras eficiente
Para que o sistema de gestão de compras da sua empresa tenha bons resultados, é fundamental estar atento aos 5 pilares deste processo para otimizar e orientar sua equipe.
1. Planejamento
Não adianta fugir, planejamento é algo imprescindível para qualquer negócio. Fazer sua empresa funcionar de modo planejado significa prever demandas, contingências e oferecer soluções ágeis e em conformidade com os objetivos da organização.
As metas do setor de compras deve estar em consonância com os objetivos organizacionais, para que tudo caminhe junto e possibilite uma gestão estratégica para o negócio. O ideal é que este planejamento seja feito anualmente e que seja baseado nos acontecimentos do último ano.
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2. Gerenciamento de Cotações
Em tempos de crise e alta na inflação, fazer a cotação de preços é fundamental para que você consiga realizar negócios vantajosos. Quanto maior for sua pesquisa com relação a variação dos produtos, maiores as chances de conseguir melhores resultados.
Um ponto importante é investir em ferramentas para gestão de compras que automatizam o registro de preços, e que possibilitam a alteração dos mesmos assim que você perceber que eles mudaram. Isso vai garantir que seu departamento fique mais organizado e ágil.
3. Análise de Produtos
Este é um ponto que precisa ter como foco o que é melhor para a sua empresa. Realizar esta pesquisa começa com uma análise aprofundada a respeito do produto que você precisa, a qualidade necessária, o prazo de validade e a sua disponibilidade junto ao fornecedor.
4. Gestão de Fornecedores
É preciso estar atento à qualidade dos fornecedores, pois isso também influencia diretamente na qualidade dos produtos oferecidos por sua empresa e no aumento ou diminuição dos custos. Se você tem em sua carteira fornecedores que atrasam muito, entregam produtos defeituosos ou que possuem um péssimo atendimento, é o momento de fazer uma revisão.
Mantenha tudo registrado em seu sistema ERP de forma que conste os nomes dos fornecedores e informações a respeito dos últimos atendimentos prestados. Assim, você consegue ter uma visão global da carteira que lhe atende.
5. Análise de Resultados
Por fim, é muito importante conseguir mensurar os resultados obtidos com a gestão de compras. Na hora de fazer a análise do seu setor, verifique se as metas foram cumpridas, o que houve com as que tiveram mau resultado, e se preparar para o próximo planejamento e as adequações que serão necessárias para corrigir as lacunas e erros encontrados nesta etapa.
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