Como evitar erros na emissão de notas fiscais?
A notas fiscais estão diretamente relacionadas com a legislação fiscal brasileira e as responsabilidades tributárias de pequenas, médias e grandes empresas. Cálculo de tributos e emissão de notas fiscais, no entanto, podem acabar sendo um desafio dos empresários, que por não entenderem como funciona esse processo, acabam cometendo erros.
Porém, uma gestão correta de emissão de notas fiscais é uma parte fundamental para que a sua empresa se mantenha em dia com as obrigações tributárias. Qualquer erro pode significar prejuízos financeiros e aplicação de multas, que podem chegar a R$1.000 por NF.
Quais os principais erros na emissão de NFs (e como evitá-los)
Para saber como evitar erros nas emissões de notas fiscais, é importante entender primeiro onde está o problema. Para te ajudar, listamos os 5 principais erros de emissão a que qualquer empresa está sujeita.
1. Informações incorretas
Um dos primeiros motivos que levam a erros diz respeito às vezes informações que devem constar em uma NF. Investir um tempo para verificá-las pode parecer inútil, porém quando este trabalho é feito às pressas, muitos erros podem aparecer no caminho.
O ideal é que para cada nota a ser emitida, você crie e consulte um checklist. Assim, evita-se que o responsável esqueça de colocar alguma informação do importante. Inclua nele lembretes para verificação de valores, prazos, nome do cliente e datas.
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2. Não emitir a NF
As empresas são obrigadas a emitir nota fiscal, caso contrário, ao ser fiscalizada pode ser constatado o crime de sonegação de impostos. Por isso, procure sempre fazer a emissão aos seus clientes, evitando ter que pagar multas por sonegação que não costumam ser muito acessíveis.
3. Confundir os tipos de nota
Existem notas fiscais diferentes para cada segmento e fazer confusão pode trazer prejuízos significativos para a sua empresa. Por exemplo, se você vende o seu serviço, a nota fiscal a ser emitida para o cliente é a de serviços. No caso de quem vende produtos, a nota fiscal deve ser a de produto.
Verifique se sua empresa tem emitido as notas corretas para o seu segmento de atuação. Seu contador pode te auxiliar a identificar se há problemas ou não nas notas emitidas e dar as orientações devidas para solucionar o problema.
4. Não considerar o tempo de armazenagem das notas fiscais
Por lei, uma empresa precisa guardar suas notas fiscais – mesmo que digitalizadas – por até 5 anos. Isso significa que a fiscalização pode requerer as notas emitidas de até 5 anos atrás e, caso você não tenha, a multa pode ser altíssima, pois o valor aplicado é referente a cada uma das notas faltantes.
O ideal é que a gestão sempre faça um backup das notas em um sistema em nuvem. Assim, evita-se que por algum problema no computador, elas se percam sem chance de recuperação.
5. Fazer emissão de notas de forma manual
Hoje já existem sistemas integrados que permitem que você emita notas automaticamente. O sistema ERP da WebMais, por exemplo, permite que você realize a gestão de emissão de notas de forma simples e automatizada.
Usar a tecnologia pode auxiliar a evitar que erros aconteçam de forma que a saúde financeira do seu negócio fique muito mais equilibrada. Quer saber mais sobre como a Nume pode ajudar sua empresa a emitir notas com mais eficiência? Entre em contato com a nossa equipe.
